Ketua AAI Sulsel Tekankan Tertib Arsip untuk Perkuat Akuntabilitas Dana BOS di Wajo dan Soppeng

PESANKU.CO.ID, WAJO — Ketua Umum Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Sulawesi Selatan, Dr. H. Basri, S.Pd., M.Pd., menekankan pentingnya tertib arsip dalam pengelolaan dana Bantuan Operasional Sekolah (BOS).

Menurut Basri, kelengkapan dan keteraturan dokumen menjadi bagian penting dalam memastikan penggunaan dana BOS dapat ditelusuri dan dipertanggungjawabkan.

Hal itu disampaikan Basri dalam rapat koordinasi kearsipan yang diikuti kepala sekolah, kasubag umum, dan bendahara BOS dari sekolah negeri dan swasta se-Kabupaten Wajo dan Soppeng.

Kegiatan tersebut berlangsung di UPT SMAN 3 Wajo, Rabu (9/9/2026), dengan fokus pada penguatan pengelolaan arsip serta kelengkapan dokumen penggunaan dana BOS.

Basri mengingatkan setiap penggunaan dana BOS harus memiliki jejak administrasi yang jelas, mulai dari perencanaan dalam Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah (RKAS), bukti pengeluaran, hingga laporan realisasi dan dokumentasi kegiatan.

“Tertib arsip bukan sekadar kewajiban administratif; ini adalah fondasi transparansi dan akuntabilitas. Dengan arsip yang rapi dan terdokumentasi, sekolah dapat mempertanggungjawabkan penggunaan dana secara jelas kepada pemerintah dan masyarakat,” tegas Basri di hadapan peserta.

Ia mengatakan pengelolaan arsip yang baik juga dapat memudahkan proses pemeriksaan atau audit. Selain itu, kelengkapan dokumen dapat membantu sekolah meminimalkan kesalahan administrasi dan mengantisipasi persoalan yang dapat muncul akibat dokumen yang tidak lengkap.

“Kalau ingin pintar dan genggam dunia, ke perpustakaan. Kalau ingin selamat dunia akhirat, jaga arsip,” ujar Basri dalam sesi yang berlangsung interaktif bersama para tenaga pendidik.

Dalam sesi teknis, tim tertib arsip Provinsi Sulawesi Selatan memaparkan sejumlah langkah yang dapat diterapkan sekolah dalam pengelolaan arsip dana BOS.

Materi mencakup klasifikasi dokumen, antara lain RKAS, kuitansi atau faktur, rekening koran, bukti setor pajak, berita acara, daftar hadir, serta dokumentasi kegiatan.

Peserta juga diberikan pemahaman mengenai pentingnya membuat daftar arsip secara berurutan berdasarkan nomor dan tanggal transaksi.

Selain itu, dibahas penentuan waktu retensi atau masa penyimpanan arsip, termasuk dokumen pertanggungjawaban dana BOS yang disebut perlu disimpan sesuai ketentuan yang berlaku.

Dalam penyimpanan fisik maupun digital, sekolah juga didorong menerapkan sistem penomoran yang konsisten. Salah satu contoh yang diperkenalkan adalah penggunaan kode kegiatan, nomor urut, dan tahun untuk memudahkan proses pencarian kembali ketika dokumen dibutuhkan.

Para peserta kemudian mengikuti diskusi dengan membawa sejumlah kasus administrasi dari sekolah masing-masing untuk mendapatkan arahan terkait pengelolaan arsip.

Melalui kegiatan tersebut, kepala sekolah dan bendahara BOS diharapkan memiliki pedoman yang lebih aplikatif dalam menata dokumen penggunaan dana BOS.

Penguatan kearsipan tersebut diharapkan dapat mendukung pengelolaan dana BOS di wilayah Cabang Dinas Pendidikan Wilayah Wajo-Soppeng agar semakin tertib, transparan, akuntabel, dan mudah ditelusuri.

Kegiatan ini merupakan bagian dari rangkaian penguatan kearsipan pada satuan pendidikan yang melibatkan AAI Sulsel, dinas pendidikan, dan organisasi profesi.

Fokus kegiatan diarahkan pada penguatan tata kelola dokumen dana BOS agar setiap tahapan penggunaan anggaran memiliki rekam administrasi yang lengkap dan tersimpan secara sistematis, baik dalam bentuk fisik maupun digital.(*)